· 

Tien tips voor breakout-rooms bij grote groepen in Zoom

Naast dat ik zelf online bijeenkomsten begeleid, help ik soms ook collega-facilitators als technische host in Zoom. Dat betekent dat ik achter de schermen ervoor zorg dat de bijeenkomst op rolletjes loopt. Als deelnemer heb je als het goed is niet in de gaten dat ik er ben. Heb je dat wel? Dan ging er dus even iets mis. Oeps!

 

Zeker bij grote groepen kan het handig zijn een technische host erbij te hebben. Als host kun je natuurlijk best multi-tasken, maar én sprekers spotlighten én de presentatie delen én de chat in de gaten houden én breakout-rooms klaarzetten én tegelijkertijd nog de laatkomers binnenlaten is misschien net wat te veel van het goede. 

 

 

 

 Ik geef je 10 tips om het werken in Zoom met grote groepen en breakout-rooms in goede banen te leiden.

  1. Wil je niet dat Zoom de groepen indeelt, maar wil je deelnemers zelf laten kiezen aan welke groep ze willen deelnemen? Dan kun je de groepen nummeren, deze nummers delen op je scherm en de deelnemers vragen zichzelf te hernoemen in bijvoorbeeld ‘1. Kirsten Jacobs’. Dan heb je snel alle eentjes, tweetjes, enz. geselecteerd bij het indelen. Als deelnemers de laatste versie van Zoom gedownload hebben kun je ze ook zelf laten rondlopen tussen groepen.  
  2. Wil je vooraf aangewezen gespreksleiders in elke groep? Laat hen zichzelf dan ‘renamen’ in ZOOM en iets herkenbaars voor hun naam zetten zodat je ze snel opgespoord hebt bij het indelen van de groepen.
  3. Je kunt de groepen hernoemen in bijvoorbeeld het thema dat er besproken wordt. Ik zet er wel altijd toch nog een groepsnummer bij. Soms vliegt iemand er even uit door bv wifi-problemen en dan is het handig als hij/zij nog weet dat het groep nummer zoveel was. Zeker als meerdere groepen hetzelfde thema bespreken.
  4. Zeker met zo’n grote groep druppelen er altijd nog veel mensen later binnen. Begin pas met indelen als je de meeste mensen binnen hebt, anders blijf je aan de gang. 
  5. Voor degenen die toch nog geen plekje hebben als de BO-rooms opengaan: zorg dat je als (co)host achterblijft in de main-room om deze mensen snel alsnog een plekje te geven. 
  6. Maak genoeg reserve BO-rooms aan. Bijvoorbeeld om met je co-host even te kunnen overleggen. Of om laatkomers een eigen groep te kunnen geven. 
  7. Je kunt instellen dat mensen helemaal automatisch naar de BO-rooms gaan en terugkomen als jij de BO-rooms sluit. Handig als je minder digivaardige mensen erbij hebt zitten. Je kunt ook instellen dat mensen na x aantal minuten weer vanzelf terugkomen. Die laatste optie gebruik ik niet vaak. Soms is een extra minuutje net fijn. Mensen vinden het ook prettig als je 5 minuten voor tijd een seintje geeft. 
  8. Heb je co-hosts in de BO-rooms die de chat of opname moeten bewaren? Vraag hen hier expliciet naar en laat ze de chat opslaan voordat ze de sessie beëindigen. Zoom gaat de opname pas aanmaken nadat de sessie is beëindigd. Laatst had ik iemand die ’s avonds nog lang op kantoor had moeten wachten tot Zoom klaar was met het verwerken van de opname. Fijn als je dit al van tevoren weet.  
  9. Mij overkwam laatst dat er een probleem was met de host-computer terwijl ik co-host was. Ik had net alle 140 mensen ingedeeld in groepen, de groepen hernoemd én overal een gespreksleider bij gezet toen door die problemen op een andere laptop, mijn BO-room-indeling ineens verdween. Natuurlijk kort voordat de BO-rooms open moesten. Mijn tip: begin niet te vroeg met het indelen van de BO-rooms (zie hierboven), maar plan ook niet te krap wanneer je dat doet. #trillendehandjes!
  10. In mijn hoofd spookt ook wel het doom-scenario dat het programma nog loopt en ik al gewoontegetrouw op de knop ‘open breakout-rooms’ klik. Gelukkig nog nooit gebeurd, maar ik schuif voor de zekerheid altijd mijn schermpje waarop ik de BO-rooms indeel iets naar beneden zodat die knop buiten mijn beeld valt.  

Heb jij nog tips voor het werken met grote groepen in Zoom? Laat het me weten!